1. Introduction
MSB nv, dont le siège social est situé Karnemelkstraat 2-4, 9060 Zelzate, et immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0418.773.843, attache une grande importance à la collecte et au traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données personnelles. Nous nous engageons notamment à protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre toute perte, fuite, erreur, accès non autorisé ou traitement illicite.
Nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles par le biais de la présente Notice de Protection des Données.
Nous vous invitons à lire attentivement cette Notice de Protection des Données, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins. En fournissant vos données personnelles, vous reconnaissez expressément avoir pris connaissance de la présente Notice de Protection des Données et vous y consentez expressément, ainsi qu’au traitement de vos données.
2. Champ d’application
Cet avis de protection des données s’applique à tous les services fournis par nous et généralement à toutes les activités que nous menons.
3. Le contrôleur et ses obligations
MSB nv, dont le siège social est situé Karnemelkstraat 2-4, 9060 Zelzate, et immatriculée sous le numéro BE0418.773.843, est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018.
4. données personnelles
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre société, vous nous fournissez les données personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, civilité, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de portable). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique des présences, déclaration de travaux 30bis), vous pouvez nous fournir des données complémentaires pour enregistrer votre présence (telles que les données E-ID, numéro Limosa).
Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toute information que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos informations ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer par retour.
Vous n’êtes pas obligé de fournir vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous n’acceptez pas leur collecte et leur traitement.
5. Finalités du traitement et base juridique
5.1 Détails du client
Dans le cadre de nos services et activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients, de leurs collaborateurs, employés, mandataires et autres contacts pertinents. Ce traitement a pour finalité l’exécution des contrats conclus avec nos clients, la gestion de la relation client, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Il repose sur l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple la déclaration de travaux 30bis) et/ou notre intérêt légitime.
5.2 Détails des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs sous-traitants et sous-traitants potentiels, de leur personnel, de leurs employés, de leurs représentants et de toute autre personne de contact utile. Ces traitements ont pour finalité l’exécution du présent contrat, la gestion des fournisseurs et sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Le fondement juridique de ces traitements est l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (par exemple, l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration de travaux 30bis, la liste de présence ou autres obligations liées aux marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (notamment pour le marketing direct). Dans le cadre de l’enregistrement électronique des présences, les données d’identification électronique ou le numéro Limosa sont également traités le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par courriel (telles que l’envoi d’une newsletter ou d’une invitation à un événement), le consentement sera systématiquement demandé et pourra être retiré à tout moment.
5.3 Données du personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de la gestion de notre personnel et de l’administration de la paie. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est encadré plus en détail par une politique de protection des données des employés.
5.4 Autres informations
Outre les données relatives à nos clients, fournisseurs/sous-traitants et personnel, nous traitons également les données personnelles de tiers, tels que des prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de notre réseau, des experts, etc. Ces traitements sont effectués dans l’intérêt de nos activités commerciales, du marketing direct et des relations publiques. Leur base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.
6. Temps de traitement
Les données personnelles sont stockées et traitées par nos soins pendant une période nécessaire aux finalités du traitement et à la relation (contractuelle ou autre) que nous entretenons avec vous.
Les données des clients et celles des fournisseurs ou sous-traitants seront dans tous les cas supprimées de nos systèmes après une période de dix ans après la fin du contrat ou du projet, à l’exception de ces données personnelles que nous devons conserver pendant une période plus longue en vertu d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
7. Droits
Conformément à la législation belge sur la protection des données personnelles et aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès et de contrôle : vous avez le droit de consulter gratuitement les données que nous détenons à votre sujet et de savoir à quoi elles sont utilisées.
- Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
- Droit à l’effacement ou à la limitation du traitement des données : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles ou la limitation de leur traitement dans les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation du traitement des données personnelles nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou à la poursuite de nos intérêts légitimes, à condition que ces données restent nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs sérieux et légitimes. Veuillez noter toutefois que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou à la poursuite de nos intérêts légitimes, pour autant que ces données soient nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retirer votre consentement : si le traitement des données personnelles est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique pour cela.
- Prise de décision automatisée et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles n’inclut pas le profilage et que vous n’êtes pas soumis à une prise de décision entièrement automatisée.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant MSB nv aux coordonnées suivantes : 09 345 66 55.
Nous mettons tout en œuvre pour traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime conformément à la réglementation applicable. Si vous estimez néanmoins que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n’ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Commission pour la protection de la vie privée
Rue Drukpers 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Télécopie. 02 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
Vous pouvez également saisir un tribunal si vous estimez subir un préjudice du fait du traitement de vos données personnelles.
8. Transfert à des tiers
Certaines données personnelles que nous collectons seront transférées à des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre expert-comptable et notre commissaire aux comptes, et pourront être traitées par ces derniers, ainsi que par les autorités publiques (par exemple, pour la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement électronique des présences ou les appels d’offres publics).
Il est possible qu’un ou plusieurs de ces tiers soient situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, les données personnelles ne seront transférées que vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Les employés, responsables et/ou représentants des prestataires de services ou institutions mentionnés ci-dessus, ainsi que les prestataires de services spécialisés qu’ils désignent, sont tenus de respecter la confidentialité de vos données personnelles et ne peuvent les utiliser qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Le cas échéant, vos données personnelles pourront être transférées à d’autres tiers. Ce sera le cas, par exemple, en cas de restructuration totale ou partielle de notre entreprise, de transfert de nos activités ou de déclaration de faillite. La divulgation de données personnelles peut également être requise en vertu d’une décision de justice ou pour se conformer à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous nous efforcerons de vous informer préalablement de la communication de vos données à des tiers. Toutefois, vous reconnaissez et comprenez que cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement possible dans certaines circonstances, ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
Nous ne vendrons ni ne mettrons vos données personnelles à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires en aucun cas, sauf avec votre consentement préalable.
9. mesures techniques et organisationnelles
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles avec un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, MSB nv ne pourra être tenue responsable des dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite des données personnelles par un tiers.
10. Accès par des tiers
En vue du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés, associés et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant exécutoires à ces employés, associés et personnes nommées des obligations contractuelles similaires à la présente déclaration de protection des données.
11. Politique relative aux cookies
Général
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12. Des questions ?
Si, après avoir lu cette déclaration relative à la protection des données, vous avez d’autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter MSB nv soit par courrier à Karnemelkstraat 2-4, 9060 Zelzate, soit par courriel à info@msb.be.
La présente notice relative à la protection des données a été préparée en collaboration avec le cabinet d’avocats Schoups, www.schoups.be